Чек-листы и осмотры: инструменты для повышения эффективности работы управляющей организации

Действующее законодательство предусматривает обязательный контроль технического состояния зданий. Контроль должен осуществляться в течение всего периода эксплуатации здания. Это обеспечивается в том числе проведением периодических и незапланированных осмотров.

Основная миссия при проведении осмотров – обеспечение возможности безопасной эксплуатации здания, а также подтверждение необходимости оказания услуг и выполнения работ, предусмотренных проектом перечня услуг и работ (п. 6 ПП РФ от 15.05.2013 № 416).

В рамках реализации проекта «Платформа Ujin» по гранту РФРИТ были выполнены доработки сервиса «Виртуальная диспетчерская» — появилось два удобных и функциональных раздела: «Чек-листы» и «Осмотры».

Чек-листы

Раздел «Чек-листы» дает возможность создавать, наполнять и назначать заявки в ручном и автоматическом режиме, создавать заявки по результатам работы с чек-листом, контролировать выполнение задач, а также использовать статистику и аналитику. Также в разделе формируется «Справочник чек-листов».

Чек-лист представляет собой перечень работ и/или технологических карт. Реестр чек-листов представлен в табличной форме и содержит наименование чек-листа, тип заявки, наименование работ и наименование техкарт.

При работе с реестром чек-листов сотрудники УК могут добавлять новые чек-листы, фильтровать их по типу заявки, просматривать архивированные чек-листы, выполнять поиск по полям реестра, а также настраивать видимость и порядок полей реестра.

Каждая карточка чек-листа содержит дату и время создания, наименование, тип заявки, наименование работ и наименование техкарт. Пользователи сервиса могут редактировать и архивировать карточки.

Осмотры

Раздел «Осмотры» позволяет осуществлять планирование работ для проверки качества выполненных работ по заявке или по чек-листу.

Пользователи могут добавлять новые осмотры в реестр, выполнять фильтрацию и поиск по полям, а также настраивать видимость и порядок полей. Карточки осмотров состоят из двух вкладок — «Информация» и «Чек-лист».

При создании осмотра автоматически формируется заявка с классом «Осмотр», что позволяет легко проводить работы по осмотру в мобильном приложении для исполнителей Ujin Service. Для каждого пункта проверки доступны наименование проверяемой работы и оценочные кнопки.

Если в ходе осмотра будут выявлены нарушения, автоматически будет создана новая заявка с классом «Внутренняя» для проведения работ по устранению этих нарушений. В чат новой заявки передаются файлы, прикрепленные исполнителем к работам, по которым были найдены нарушения. После осмотра пользователь может просмотреть результаты проведенных работ.

Проведение эксплуатирующими организациями плановых и внеплановых осмотров позволяет:

• иметь актуальную информацию о состоянии дома;
• своевременно выявить имеющиеся дефекты;
• определить перечень необходимых работ по их устранению и поддержанию состояния дома в надлежащем состоянии;
• обосновать расходы управляющей организации перед собственниками жилых помещений на содержание и ремонт дома;
• в случае выявления необходимости капитального ремонта подтвердить фактические расходы на его проведение.

Пользуясь новыми разделами «Чек-листы» и «Осмотры», управляющие организации смогут обеспечить безопасную эксплуатацию зданий, повысить качество работ по периодическим и незапланированным осмотрам и контролировать работу сотрудников-исполнителей, добиться большей эффективности и прозрачности в бизнес-процессах.